Mint Temesváry János fogalmazott, a leállás időzítésével kapcsolatosan fontos szempont volt, hogy a két kiállítóhely aktuális tennivalóit ne párhuzamosan, egy időpontban végezzék el, adott időpontban legalább az egyik intézmény látogatható legyen. A karbantartási szünet szükségességéről szólva elmondta, egyrészt a kibővített, meghosszabbított nyári nyitva tartás, másrészt pedig az általános „használatból” adódó amortizáció indokolja.
A kastélybeli látogatószám a megnyitó óta dinamikusan növekszik, júniusban köszöntötték a 100 ezredik vendéget. A vár hasonlóan jól teljesít, s ebből az óriási érdeklődésből egyenesen következik, hogy a kiállítóterek, az interaktív eszközök, az installációk, a beléptető kapuk, a számítógépes és épületgépészeti rendszerek bizony fokozott használatban vannak. A leghangsúlyosabb, hogy a látogatói élmény a fokozott igénybevétel mellett se csorbuljon, mindenki, bármely időszakban a legjobb tapasztalatokkal távozzon az adott intézményből.
Az ütemezhető, illetve mindennapi karbantartási feladatokat napi szinten el lehet végezni, ezek jelentékeny részét az állandó munkatársak valósítják meg. Azonban vannak olyan jellegű komplex feladatok is, melyeket néhány óra vagy éppen egy nap alatt sem lehet megoldani, ezért is szükséges több napos karbantartási szünetet kijelölni – ismertette. A Gyulai Várban a kilátótorony lépcsőházának, valamint korlátjának festése az egyik legsürgetőbb tennivaló.
Szükséges az épületgépészeti rendszer átvizsgálása, különös tekintettel a fűtésrendszerre. Indokolt a légkezelő szűrőinek tisztítása és cseréje is. A téli-nyári hőingadozás miatt egyes szakaszokon sérült a gyilokjáró burkolata, ezt egy külsős vállalkozó hozza majd rendbe – részletezte Temesváry János.
A gyilokjáró korlátja kis mértékben elhasználódott, korrodálódott, ennek cseréjét az állandó munkatársak végzi majd el. Ebben az időszakban történik meg a „nagytakarítás”, amikor is a kiállítóterek takarító munkatársai az adott intézményben, a kastélyban és a várban is mindenre kiterjedő, alapos takarítást végeznek. Továbbá ilyenkor zajlik az informatikai rendszer pormentesítése, valamint a biztonsági mentések elvégzése is.
A kastély informatikai rendszere szintén alapos „törődést” igényel, a számítógépeket, ventillátorokat és egyéb alkatrészeket sűrített levegővel lehet portalanítani. Az áruvédelmi- és beléptető kapurendszer optimális működési feltételeit biztosítani szükséges, az igénybevétel okán ugyanis kopnak a forgó-mozgó alkatrészek. A tűzjelző- és riasztórendszer felülvizsgálata szintén ez alatt a három nap alatt történik meg.
A karbantartási munkákat a gyulai várban szeptember 11-13. között, az Almásy-kastélyban szeptember 25-27. között végzik. A kiállítóhelyeket üzemeltető nonprofit kft. vezetése a munkákat úgy időzítette, hogy azok egyik napja a heti szünnapra, hétfőre essen – ezzel is azt segítve, hogy minél kevesebb ideig legyenek elzárva a látogatók elől Gyula egyedülálló kiállítóhelyei.